Workflowbibliotheek · 36 voorbeelden
Wat kun je automatiseren met n8n?
Van debiteurenbeheer tot offboarding: hieronder staan voorbeelden van workflows die we in n8n bouwen, per afdeling. Per afdeling is er één uitgewerkt tot op de node. Staan je systemen er niet bij? Heeft een systeem een API, dan kan n8n er meestal mee koppelen.
Een gebeurtenis in een systeem start de workflow. Regels en controles doen het vaste werk, AI helpt waar dat nuttig is, je team controleert de uitzonderingen en de uitkomst wordt vastgelegd in je systemen.
Kort antwoord
Met n8n automatiseer je vrijwel elk proces dat zich herhaalt en tussen systemen loopt. Een n8n-workflow is een reeks stappen die automatisch draait, van een trigger tot het resultaat in je systemen. Hieronder staan 36 voorbeelden per afdeling. Het zijn voorbeelden van wat kan: we stemmen elke workflow af op jouw systemen en regels.
Per afdeling uitgewerkt
Zes voorbeelden, stap voor stap, met de nodes, de controles en wat er gebeurt als iets niet klopt.
Debiteurenbeheer automatiseren
Openstaande facturen op vaste momenten nagelopen, herinneringen met een betaallink, en een seintje aan de accountmanager bij grote bedragen.
schema, daarna openstaand, daarna herinnering
- schema
- openstaand
- herinnering
Van gewonnen deal naar factuur en kick-off
Een gewonnen deal zet de factuur klaar, maakt het project aan en stuurt de klant een welkomstmail, zonder overtypen.
deal, daarna factuur, daarna kick-off
- deal
- factuur
- kick-off
Marketingrapportage automatiseren
Cijfers uit GA4, Search Console en Google Ads elke maand samengevoegd, met een samenvatting in gewone taal die je zelf controleert.
schema, daarna cijfers, daarna rapport
- schema
- cijfers
- rapport
E-mails beantwoorden met AI-concepten
Een AI-agent zoekt het antwoord in je eigen kennisbank en zet een conceptantwoord klaar. Een medewerker controleert en verstuurt.
mail, daarna AI, daarna concept
- AI
- concept
Offboarding automatiseren
Op de laatste werkdag accounts blokkeren, sessies beëindigen en groepen en licenties vrijgeven, met een checklist voor de manager.
einddatum, daarna blokkeren, daarna logboek
- einddatum
- blokkeren
- logboek
Ongebruikte Microsoft 365-licenties opsporen
Elke maand een overzicht van licenties zonder recent gebruik en van geblokkeerde accounts die nog een licentie hebben.
schema, daarna gebruik, daarna overzicht
- schema
- gebruik
- overzicht
Alle voorbeelden
Finance
Debiteurenbeheer automatiseren
Openstaande facturen op vaste momenten nagelopen, herinneringen met een betaallink, en een seintje aan de accountmanager bij grote bedragen.
schema, daarna openstaand, daarna herinnering
- schema
- openstaand
- herinnering
Betalingen afletteren
Betalingen van Mollie of de bank gekoppeld aan openstaande facturen. Wat niet klopt, gaat naar finance.
betaling, daarna match, daarna boeking
- betaling
- match
- boeking
Declaraties en bonnetjes verwerken
met AIBonnetjes die medewerkers mailen, uitgelezen met AI, gecontroleerd op bedrag en btw en klaargezet voor akkoord.
bon, daarna AI, daarna akkoord
- bon
- AI
- akkoord
Terugkerende facturen
Facturen voor abonnementen en contracten op vaste momenten aangemaakt, met automatische incasso via Mollie.
schema, daarna factuur, daarna incasso
- schema
- factuur
- incasso
Maandafsluiting voorbereiden
Controles op ontbrekende boekingen, ongekoppelde betalingen en afwijkende saldi, als checklist voor de controller.
schema, daarna controles, daarna checklist
- schema
- controles
- checklist
Exact Online
Twinfield- Google Sheets
Cashflowoverzicht
Openstaande posten, verwachte betalingen en vaste lasten dagelijks in één overzicht.
schema, daarna cijfers, daarna overzicht
- schema
- cijfers
- overzicht
Sales en CRM
Van gewonnen deal naar factuur en kick-off
Een gewonnen deal zet de factuur klaar, maakt het project aan en stuurt de klant een welkomstmail, zonder overtypen.
deal, daarna factuur, daarna kick-off
- deal
- factuur
- kick-off
Offertes opvolgen
Een seintje aan de accountmanager als een offerte na de afgesproken termijn nog openstaat, met de context erbij.
schema, daarna open offertes, daarna seintje
- schema
- open offertes
- seintje
HubSpot
Pipedrive
Microsoft 365
Gesprekken samenvatten in het CRM
met AINa een online meeting zet AI de samenvatting en de actiepunten als notitie bij het contact in je CRM.
meeting, daarna AI, daarna CRM
- meeting
- AI
- CRM
Dubbele contacten opschonen
Dubbele contacten en bedrijven opgespoord op e-mailadres, domeinnaam of KvK-nummer en klaargezet om samen te voegen.
schema, daarna vergelijken, daarna controle
- schema
- vergelijken
- controle
- HubSpot
Salesforce- Pipedrive
Leads uit advertentiecampagnes
Leads uit formulieren van Meta-campagnes direct in je CRM, met campagne en bron, en een seintje aan sales.
lead, daarna CRM, daarna seintje
- lead
- CRM
- seintje
- Meta
- HubSpot
- Pipedrive
Klantsignalen bewaken
Een seintje als een vaste klant minder bestelt, lang niet reageert of meerdere klachten heeft, zodat sales op tijd belt.
schema, daarna signalen, daarna seintje
- schema
- signalen
- seintje
- HubSpot
- Exact Online
Zendesk
Marketing
Marketingrapportage automatiseren
met AICijfers uit GA4, Search Console en Google Ads elke maand samengevoegd, met een samenvatting in gewone taal die je zelf controleert.
schema, daarna cijfers, daarna rapport
- schema
- cijfers
- rapport
- Google Analytics 4
- Google Search Console
Google Ads
Content hergebruiken
met AIEen nieuw artikel omgezet in concepten voor LinkedIn en de nieuwsbrief. Je redacteur past ze aan en plant ze in.
artikel, daarna AI, daarna concepten
- artikel
- AI
- concepten
- WordPress
LinkedIn
Mailchimp
Aanmeldingen in je e-mailplatform
Aanmeldingen uit formulieren met de juiste tags in je e-mailplatform. Dubbele aanmeldingen worden herkend.
aanmelding, daarna tags, daarna e-mailplatform
- aanmelding
- tags
- e-mailplatform
- WordPress
- Mailchimp
ActiveCampaign
Reviews vragen na levering
Na levering of oplevering een verzoek om een review, en een seintje aan het team bij een lage score.
levering, daarna verzoek, daarna seintje
- levering
- verzoek
- seintje
Shopify- Google Bedrijfsprofiel
Slack
Posities en verkeer bewaken
Een melding als belangrijke pagina's zakken in Google of het verkeer ineens daalt.
schema, daarna vergelijken, daarna melding
- schema
- vergelijken
- melding
- Google Search Console
- Google Analytics 4
- Slack
Opvolging na een webinar
Deelnemers en afmelders in je CRM, met een passende opvolgmail voor elke groep.
webinar, daarna CRM, daarna opvolgmail
- webinar
- CRM
- opvolgmail
Klantenservice
E-mails beantwoorden met AI-concepten
met AIEen AI-agent zoekt het antwoord in je eigen kennisbank en zet een conceptantwoord klaar. Een medewerker controleert en verstuurt.
mail, daarna AI, daarna concept
- AI
- concept
- Microsoft 365
- Gmail
- Zendesk
Klantcontext bij elk ticket
Bij elk nieuw ticket de orderstatus, openstaande facturen en eerdere contacten als interne notitie.
ticket, daarna opzoeken, daarna notitie
- ticket
- opzoeken
- notitie
- Zendesk
Freshdesk- Exact Online
Escalaties bewaken
Een melding als een ticket te lang openstaat of een klant voor de derde keer contact opneemt.
schema, daarna regels, daarna melding
- schema
- regels
- melding
- Zendesk
- HubSpot
- Microsoft Teams
Tevredenheid meten
Na het afsluiten van een ticket een korte vraag naar tevredenheid, met een seintje bij een lage score.
afgesloten, daarna vraag, daarna seintje
- afgesloten
- vraag
- seintje
- Zendesk
- Freshdesk
- Google Sheets
Terugkerende vragen in beeld
met AIElke week de onderwerpen die het vaakst terugkomen, gebundeld door AI, als input voor je helpcenter.
tickets, daarna AI, daarna overzicht
- tickets
- AI
- overzicht
- Zendesk
- HubSpot
Notion
WhatsApp-berichten als ticket
Berichten via WhatsApp Business komen als ticket binnen, gekoppeld aan de juiste klant.
bericht, daarna ticket, daarna team
- bericht
- ticket
- team
WhatsApp Business- Zendesk
- HubSpot
HR
Offboarding automatiseren
Op de laatste werkdag accounts blokkeren, sessies beëindigen en groepen en licenties vrijgeven, met een checklist voor de manager.
einddatum, daarna blokkeren, daarna logboek
- einddatum
- blokkeren
- logboek
Verlofaanvragen afhandelen
Aanvraag, akkoord van de manager en verwerking in agenda en HR-systeem, volgens je eigen regels.
aanvraag, daarna akkoord, daarna agenda
- aanvraag
- akkoord
- agenda
Sollicitaties registreren
Sollicitaties uit vacaturesites en je website in één overzicht, met een ontvangstbevestiging. Beoordelen blijft mensenwerk.
sollicitatie, daarna overzicht, daarna bevestiging
- sollicitatie
- overzicht
- bevestiging
- Website
- Microsoft 365
- Google Sheets
Contracten en proeftijden bewaken
Een seintje aan HR en de manager voordat een contract afloopt of een proeftijd eindigt.
schema, daarna termijnen, daarna seintje
- schema
- termijnen
- seintje
Certificaten en verplichte trainingen
Herinneringen voor certificaten die verlopen, zoals VCA of BHV, met een overzicht per afdeling.
schema, daarna verloopt, daarna herinnering
- schema
- verloopt
- herinnering
AFAS- Microsoft 365
- Google Sheets
Personeelsvragen beantwoorden met AI
met AIEen interne assistent beantwoordt vragen over verlof, declaraties en regelingen op basis van je personeelshandboek, met een verwijzing naar de bron.
vraag, daarna AI, daarna antwoord
- vraag
- AI
- antwoord
Operations en IT
Ongebruikte Microsoft 365-licenties opsporen
Elke maand een overzicht van licenties zonder recent gebruik en van geblokkeerde accounts die nog een licentie hebben.
schema, daarna gebruik, daarna overzicht
- schema
- gebruik
- overzicht
Retouren verwerken
Een retour meldt zich bij het magazijn, maakt de creditnota aan en houdt de klant op de hoogte.
retour, daarna magazijn, daarna creditnota
- retour
- magazijn
- creditnota
Sendcloud- Shopify
- Exact Online
Voorraad gelijk houden
Voorraad uit je ERP of voorraadsysteem op vaste momenten naar je webshop en marketplaces.
schema, daarna voorraad, daarna kanalen
- schema
- voorraad
- kanalen
- Exact Online
- Shopify
Bol.com
IT-meldingen bundelen met AI
met AIMeldingen uit monitoring gebundeld, samengevat door AI en bij de juiste eigenaar gezet, in plaats van tien losse mails.
melding, daarna AI, daarna eigenaar
- melding
- AI
- eigenaar
- Microsoft Teams
Jira- Slack
Domeinen, certificaten en back-ups bewaken
Een seintje ruim voordat een domein of SSL-certificaat verloopt, of zodra een back-up mislukt.
schema, daarna controle, daarna melding
- schema
- controle
- melding
- Cloudflare
- Microsoft Teams
- Slack
Inkoopaanvragen met akkoord
Een aanvraag via een formulier, akkoord van de budgethouder in Teams en daarna de inkooporder in je ERP.
aanvraag, daarna akkoord, daarna order
- aanvraag
- akkoord
- order
Geen voorbeelden voor deze combinatie. Vertel ons welk proces je wilt automatiseren.
Hoe je de voorbeelden leest
Elk voorbeeld laat zien wat de workflow doet, met welke systemen en of er AI in zit. De genoemde systemen zijn voorbeelden: met de HTTP Request-node koppelt n8n met vrijwel elk systeem dat een API heeft. We stemmen elke workflow af op jouw systemen, regels en controles.
Veelgestelde vragen
Zijn dit kant-en-klare workflows?
Nee. Het zijn voorbeelden van wat we in n8n bouwen. Elke organisatie werkt net anders, dus we stemmen de stappen, de regels en de controles af op jouw situatie. Bij de uitgewerkte voorbeelden zie je hoe zo'n workflow er tot op de node uitziet.
Mijn proces staat er niet tussen. Kan het toch?
Waarschijnlijk wel. De meeste processen die zich herhalen en tussen systemen lopen, kun je met n8n automatiseren. In een automatiseringsscan kijken we of dat voor jouw proces geldt en wat het oplevert.
Werkt dit met onze systemen?
De systemen bij elk voorbeeld zijn voorbeelden. Heeft je software een API, dan kan n8n er meestal mee koppelen. Op de integratiepagina's lees je per systeem hoe dat werkt.
Wat kost zo'n workflow?
Dat hangt af van het aantal stappen, de systemen en de controles. Na de automatiseringsscan krijg je een offerte. Met de ROI-calculator reken je alvast uit wat automatiseren kan opleveren.
Welke workflow zou bij jou het meeste tijd schelen?
Kies een voorbeeld of beschrijf je eigen proces. In de automatiseringsscan kijken we wat haalbaar is en wat het oplevert.