Voorbeeld · Sales en CRM
Van gewonnen deal naar factuur en kick-off
Een deal is gewonnen, en dan begint het overtypen: klantgegevens naar de boekhouding, een factuur, een project, een welkomstmail. Deze workflow doet die stappen zodra de deal op gewonnen staat. Finance controleert de factuur, sales gaat door met de volgende klant.
Laatst bijgewerkt 2 oktober 2026
Kort antwoord
Van deal naar factuur automatiseren betekent dat een gewonnen deal in je CRM vanzelf doorloopt naar boekhouding en uitvoering. In deze n8n-workflow ziet n8n dat een deal in HubSpot op gewonnen komt, zet de klant en de factuur klaar in je boekhouding, maakt het project aan en stuurt de klant een welkomstmail.
In het kort
| Afdeling | Sales en CRM |
|---|---|
| Systemen | HubSpot, je boekhouding (zoals Exact Online of Moneybird), je projecttool en Microsoft 365 |
| Start | Een deal die in HubSpot op gewonnen komt |
| Rol van AI | Geen. Deze workflow volgt vaste regels. |
| Controle door een mens | Finance controleert de factuur voordat die de deur uit gaat |
| Werkt ook met | Salesforce · Pipedrive · AFAS · Asana |
| Platform | n8n Cloud |
Waar het nu misgaat
- Klantgegevens worden twee keer ingevoerd, in het CRM en in de boekhouding.
- De factuur gaat later de deur uit dan nodig, omdat finance pas laat hoort dat er iets is verkocht.
- Het project start zonder de afspraken die sales met de klant maakte.
- De klant hoort na de handtekening een tijd niets.
Zo werkt de workflow
Een node is een stap in een workflow. De workflow start met een trigger, de gebeurtenis die een workflow start: hier een deal die op gewonnen komt.
Een gewonnen deal in HubSpot start de workflow: gegevens ophalen, controleren, klant en factuur aanmaken in de boekhouding, een project aanmaken en een welkomstmail met een melding aan het team. Ontbreken er gegevens, dan krijgt de accountmanager een taak.
De stappen als tekst
- Deal gewonnen
- Gegevens ophalen
- Controles
- Klant en factuur in de boekhouding
- Project aanmaken
- Welkomstmail en melding
Nee bij Controles: Gegevens ontbreken → Taak voor de accountmanager
HubSpot Trigger
Start als de dealfase van een deal verandert. Een IF-node laat alleen deals door die op gewonnen staan.
HubSpot en HTTP Request
Haalt de deal op met de producten, het bedrag, het bedrijf en de contactpersoon.
IF
Controleert of factuuradres, btw-nummer en zo nodig het inkoopordernummer van de klant zijn ingevuld.
Remove Duplicates
Voorkomt dat een deal twee keer wordt verwerkt als de fase opnieuw wordt opgeslagen.
Exact Online of HTTP Request
Zoekt de klant op in je boekhouding of maakt hem aan, en zet de factuur klaar.
Asana, Trello, Jira of Microsoft Teams
Maakt het project of de taken aan, met de afspraken uit de deal.
Microsoft Outlook
Stuurt de klant een welkomstmail met de volgende stappen en een link om de kick-off in te plannen.
Microsoft Teams
Meldt finance en het uitvoerende team dat er een nieuwe klant is.
Wat heb je nodig?
- Toegang tot HubSpot voor n8n, en een trigger voor wijzigingen in deals.
- API-toegang tot je boekhouding en je projecttool.
- Afspraken over de velden die ingevuld moeten zijn voordat een deal op gewonnen mag, zoals factuuradres en btw-nummer.
- Producten in HubSpot die overeenkomen met de artikelen in je boekhouding.
- Een welkomstmail in je eigen woorden, en een link om de kick-off in te plannen.
Uitzonderingen en foutafhandeling
| Situatie | Wat de workflow doet |
|---|---|
| Gegevens ontbreken | Geen factuur. De accountmanager krijgt een taak in HubSpot om ze aan te vullen. |
| Klant bestaat al in de boekhouding | De workflow gebruikt de bestaande klant en maakt geen tweede aan. |
| Deal wordt teruggezet van gewonnen | Melding aan finance, zodat een klaargezette factuur niet de deur uit gaat. |
| Product in HubSpot bestaat niet in de boekhouding | Melding aan finance, met de producten die niet overeenkomen. |
| Boekhouding of projecttool reageert niet | De workflow probeert het opnieuw en meldt het als het blijft mislukken. De deal blijft gemarkeerd tot alles is verwerkt. |
Wat levert het op?
- Geen dubbele invoer tussen CRM en boekhouding.
- De factuur staat klaar op de dag dat de deal wordt gewonnen.
- Het project start met de afspraken uit de deal.
- De klant hoort direct wat er gaat gebeuren.
Rekenvoorbeeld: bij 30 gewonnen deals per maand en 40 minuten handwerk per deal gaat het om 20 uur per maand. Reken het na met je eigen cijfers.
Bereken wat automatisering oplevertDeze workflow voor jouw organisatie
Dit is een voorbeeld van wat we in n8n bouwen. We stemmen de stappen af op jouw systemen, regels en controles, en leveren de workflow op met foutafhandeling en documentatie.
Veelgestelde vragen
Wordt de factuur direct verstuurd?
Nee. De workflow zet de factuur klaar en finance verstuurt hem na controle. Loopt dat een tijd zonder fouten, dan kun je standaarddeals direct laten factureren.
Werkt dit ook met Salesforce of Pipedrive?
Ja. n8n heeft standaardnodes voor Salesforce en Pipedrive. Bij Salesforce roept een Flow een n8n-webhook aan zodra een opportunity is gewonnen. De rest van de workflow blijft gelijk.
Wat als sales gegevens vergeet in te vullen?
Dan maakt de workflow geen factuur, maar een taak voor de accountmanager. Afhankelijk van je abonnement kun je in HubSpot ook velden verplicht maken voordat een deal naar een volgende fase mag, zodat het minder vaak voorkomt.
Kan dit ook bij abonnementen of termijnen?
Ja. Dan maakt de workflow een reeks facturen of een abonnement aan, bijvoorbeeld met automatische incasso via Mollie. In de workflowbibliotheek staat daar een voorbeeld van.
Hoeveel overtypwerk zit er tussen jullie CRM en boekhouding?
Laat ons zien wat er gebeurt nadat een deal is gewonnen. We laten zien welke stappen vanzelf kunnen.