Privacyverklaring

1. Identiteit en contactgegevens

n8n Solutions (hierna "wij", "ons" of "onze") is toegewijd aan het beschermen van uw privacy. Wij treden op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij verzamelen via onze website, marketing en directe klantrelaties.

Wanneer wij automatiseringsdiensten (hierna "de diensten") leveren aan onze klanten, treden wij mogelijk op als verwerker namens onze klant. Dit wordt nader toegelicht in sectie 4.

Onze contactgegevens:
Ideale Diensten V.O.F., handelend onder de naam n8n Solutions
Bijsterhuizen 4019-006, 6604 LW Wijchen
KvK-nummer: 89374843
E-mailadres voor privacyzaken: annefleur@n8nsolutions.nl
Website: n8nsolutions.nl

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verwerken persoonsgegevens omdat u gebruikmaakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij (mogelijk) verwerken:

Contact- en identificatiegegevens: Voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functie.
Commerciële gegevens: Gegevens over de diensten die u bij ons afneemt, facturatiegegevens, bankrekeningnummer (ten behoeve van betalingen).
Website- en gebruiksgegevens: IP-adres, locatiegegevens (algemeen), browsertype, besturingssysteem, bezoekduur en surfgedrag op onze website (verzameld via cookies, zie sectie 9).
Communicatiegegevens: Inhoud van e-mailcorrespondentie, chatberichten of ingevulde contactformulieren.
Sollicitatiegegevens: CV, motivatiebrief en gerelateerde informatie (indien u bij ons solliciteert).

3. Doeleinden en grondslagen van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende juridische grondslagen (conform de AVG):

Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG)
- Doel: Het opstellen van offertes, het aangaan en uitvoeren van onze overeenkomst voor het leveren van de diensten, het leveren van support en het beheren van onze klantrelatie.
- Doel: Facturatie en het verwerken van betalingen.
Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG)
- Doel: Het beveiligen en verbeteren van onze website en diensten.
- Doel: Interne analyse en rapportage om onze bedrijfsvoering te optimaliseren.
- Doel: Marketingactiviteiten gericht op bestaande klanten (bijv. updates over gerelateerde diensten), waarbij wij altijd een opt-out mogelijkheid bieden.
- Doel: Het effectief kunnen reageren op uw vragen of verzoeken (tenzij toestemming vereist is).
Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG)
- Doel: Het verzenden van onze nieuwsbrief of andere commerciële uitingen (indien u geen bestaande klant bent).
- Doel: Het plaatsen van niet-functionele cookies (marketing- en trackingcookies).
- Doel: Het verwerken van uw sollicitatie. Let op: U heeft te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken.
Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG)
- Doel: Het voldoen aan onze wettelijke administratieve verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht (Belastingdienst).

4. Onze rol als verwerker (n8n Solutions)

Dit is een cruciaal onderdeel van onze dienstverlening. Wanneer u n8n Solutions inhuurt om automatiseringsworkflows (n8n-workflows) te bouwen of te beheren, verwerken wij mogelijk persoonsgegevens namens u.

U bent de verwerkingsverantwoordelijke: Voor de gegevens die door de n8n-workflows stromen (bijv. data van uw klanten, werknemers of leveranciers), bent u de verwerkingsverantwoordelijke. U bepaalt het doel en de middelen.

Wij zijn de verwerker: Wij voeren enkel de verwerkingen uit die nodig zijn om de geautomatiseerde workflow te laten functioneren, in uw opdracht.

Voor alle situaties waarin n8n Solutions als verwerker optreedt, sluiten wij een verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement, DPA) met u (onze klant). In deze overeenkomst worden de instructies, de beveiligingsmaatregelen, de vertrouwelijkheid en de rechten en plichten van beide partijen vastgelegd, conform art. 28 AVG.

5. Delen van persoonsgegevens met derden

n8n Solutions verkoopt uw gegevens niet aan derden. Wij delen uw gegevens uitsluitend met derden (onze "sub-verwerkers") indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Een uitzondering is Google Ads: geeft u toestemming voor marketingcookies, dan is Google voor die advertentiegegevens een zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, volgens de voorwaarden van Google voor gegevensbescherming bij Google Ads.

Met bedrijven die in opdracht van n8n Solutions uw gegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid.

Doorgifte buiten de EER

Wij streven ernaar om persoonsgegevens uitsluitend te verwerken binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien doorgifte naar een land buiten de EER noodzakelijk is, treffen wij passende waarborgen (zoals de EU Standard Contractual Clauses, SCC's) om te verzekeren dat uw gegevens daar adequaat worden beschermd. Google verwerkt gegevens van Google Analytics en Google Ads onder meer in de Verenigde Staten. Google LLC is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework.

6. Gegevensbeveiliging

n8n Solutions neemt de bescherming van uw gegevens serieus en implementeert passende technische en organisatorische maatregelen (TOMs) om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Enkele maatregelen die wij treffen:

Toegangsbeheer: Strikte toegangscontrole; alleen geautoriseerd personeel heeft toegang tot gegevens die zij nodig hebben voor hun functie.
Encryptie: Onze websites maken gebruik van TLS/SSL-certificaten. Gevoelige data wordt waar mogelijk 'at rest' (in opslag) en 'in transit' (tijdens verzending) versleuteld.
Authenticatie: Wij maken gebruik van sterke wachtwoorden en (waar mogelijk) tweefactorauthenticatie (2FA) voor toegang tot kritieke systemen, inclusief de n8n-omgevingen die wij beheren.
Beveiligingsupdates: Wij houden software en systemen up-to-date met de laatste beveiligingspatches.
Procedures: Wij hebben interne procedures voor het omgaan met data, het melden van datalekken en het respecteren van de rechten van betrokkenen.

7. Bewaartermijnen

n8n Solutions bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld, of zolang als wettelijk verplicht is.

Administratieve gegevens (facturen, etc.): 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).
Klantrelatie: Gegevens worden bewaard zolang de overeenkomst loopt en voor een periode van 2 jaar daarna, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.
Contactformulier/e-mails: Gegevens worden bewaard zolang als nodig is om uw verzoek volledig af te handelen, en worden daarna binnen 12 maanden verwijderd.

8. Uw rechten (rechten van betrokkenen)

U heeft de volgende rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die n8n Solutions als verwerkingsverantwoordelijke van u bewaart:

Recht op inzage (art. 15 AVG): U heeft het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken, in te zien.
Recht op rectificatie (art. 16 AVG): U heeft het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen.
Recht op vergetelheid (art. 17 AVG): U kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens, tenzij wij een wettelijke plicht of een gerechtvaardigd belang hebben om deze te bewaren.
Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG): U kunt verzoeken om de verwerking van uw gegevens tijdelijk te stoppen.
Recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit) (art. 20 AVG): U kunt verzoeken om uw gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen.
Recht van bezwaar (art. 21 AVG): U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang (bijv. voor direct marketing).

U kunt een verzoek tot uitoefening van deze rechten sturen naar annefleur@n8nsolutions.nl. Wij kunnen u vragen om u te identificeren voordat wij aan uw verzoek voldoen. Wij reageren in beginsel binnen één maand op uw verzoek.

Website en formulieren

Hosting: Deze website draait op het netwerk van Cloudflare. Om de site te leveren en te beveiligen, verwerkt Cloudflare technische gegevens zoals uw IP-adres en het type browser. Cloudflare doet dat als verwerker voor n8n Solutions.

Spambeveiliging: Onze formulieren zijn beveiligd met Cloudflare Turnstile. Dat controleert of een formulier door een mens wordt ingevuld. Turnstile laadt pas als u een formulier gebruikt.

Formulieren: Wat u invult in het formulier voor de automatiseringsscan, het contactformulier of de nieuwsbrief, sturen we via een beveiligde verbinding als e-mail naar onze eigen mailbox. Voor het versturen van die e-mail gebruiken we Resend (Plus Five Five, Inc., Verenigde Staten) als verwerker. Resend verwerkt de gegevens onder meer in de Verenigde Staten. Die doorgifte is geregeld via het EU-VS Data Privacy Framework, waaronder Resend gecertificeerd is, en via de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. We gebruiken uw gegevens alleen om uw aanvraag af te handelen, of om u de nieuwsbrief te sturen als u zich daarvoor hebt aangemeld. Afmelden kan altijd.

Mail en agenda: Mailt u ons, dan komt uw bericht binnen in onze mailbox bij Google Workspace. Berichten via onze formulieren en per e-mail komen daarnaast binnen in een mailbox van Ideale Diensten V.O.F. bij Mijndomein. Plant u een gesprek via onze online agenda, dan verwerkt Google Agenda uw naam, uw e-mailadres en het gekozen tijdstip. We gebruiken die gegevens alleen om het gesprek te plannen en contact met u op te nemen. Daarvoor gelden dezelfde bewaartermijnen als voor aanvragen.

Bewaartermijn: Aanvragen die niet tot een opdracht leiden, verwijderen we uiterlijk 12 maanden na het laatste contact. Wordt u klant, dan bewaren we uw gegevens zolang we samenwerken en daarna zolang de wet dat vraagt, bijvoorbeeld 7 jaar voor onze administratie. Aanmeldingen voor de nieuwsbrief bewaren we tot u zich afmeldt.

9. Cookies en tracking

Onze website maakt gebruik van cookies. Dit zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen.

Functionele cookies: Noodzakelijk voor het correct functioneren van de website. Hiervoor is geen toestemming vereist.
Analytische cookies: Helpen ons te begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken. Wij gebruiken analytische cookies die impact hebben op uw privacy. Wij vragen hiervoor uw toestemming.
Marketing- en trackingcookies: Wij plaatsen deze cookies alleen met uw expliciete toestemming. Wij gebruiken Google Ads om te meten welke advertenties tot contact of een aanvraag leiden en om advertenties te tonen aan mensen die onze website eerder bezochten (remarketing). Daarvoor gebruiken Google Analytics en Google Ads de analysecookie op onze site samen met de advertentiecookies van Google. Google kan die gegevens ook voor eigen doeleinden gebruiken, zoals beschreven op policies.google.com/technologies/partner-sites. U kunt gepersonaliseerde advertenties van Google uitzetten via adssettings.google.com en uw toestemming op onze site altijd intrekken via de cookie-instellingen.

Bij uw eerste bezoek aan onze website wordt u geïnformeerd over deze cookies en vragen wij uw toestemming voor het plaatsen van niet-functionele cookies. U kunt uw cookie-instellingen te allen tijde wijzigen.

Geeft u geen toestemming, dan plaatsen de tags van Google geen cookies. Ze sturen dan wel beperkte signalen zonder cookies naar Google, bijvoorbeeld dat een pagina is bekeken. Google ontvangt daarbij, zoals bij elk verzoek via internet, uw IP-adres. Google gebruikt die signalen om bezoek en conversies te schatten, en volgens Google niet om u te volgen of een profiel van u te maken.

10. Klachten

Indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door n8n Solutions inbreuk maakt op de privacywetgeving, hopen wij dat u eerst contact met ons opneemt via annefleur@n8nsolutions.nl. Wij zullen er alles aan doen om uw klacht naar tevredenheid op te lossen.

U heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthoudende autoriteit. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/

11. Wijzigingen in de privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd. Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte bent van de meest actuele versie.