Voorbeeld · Operations en IT
Ongebruikte Microsoft 365-licenties opsporen
Licenties lopen door voor mensen die zijn vertrokken, van functie zijn gewisseld of een app nooit gebruiken. Deze workflow zet elke maand op een rij welke licenties niet worden gebruikt, met een voorstel. IT beslist wat er weg kan.
Laatst bijgewerkt 2 oktober 2026
Kort antwoord
Ongebruikte licenties opsporen betekent dat je regelmatig controleert welke betaalde licenties niet meer worden gebruikt. In deze n8n-workflow haalt n8n elke maand gebruiksgegevens en licenties op via Microsoft Graph, zet ze naast je prijslijst en stuurt IT een overzicht met een voorstel. IT beslist wat er wordt opgezegd of verschoven.
In het kort
| Afdeling | Operations en IT |
|---|---|
| Systemen | Microsoft 365, Microsoft Entra ID en Microsoft Excel of Google Sheets |
| Start | Elke maand op een vast moment |
| Rol van AI | Geen. Deze workflow volgt vaste regels. |
| Controle door een mens | IT beslist over elke licentie. De workflow haalt zelf niets weg. |
| Werkt ook met | HubSpot · Salesforce · Slack |
| Platform | n8n Cloud |
Waar het nu misgaat
- Geblokkeerde accounts van oud-medewerkers hebben nog steeds een licentie.
- Medewerkers hebben een zwaardere licentie dan ze gebruiken.
- Gedeelde mailboxen krijgen een licentie die ze niet nodig hebben.
- Niemand heeft tijd om elke maand de rapporten in het beheercentrum door te lopen.
Zo werkt de workflow
Een node is een stap in een workflow. De workflow start met een trigger, de gebeurtenis die een workflow start: hier een vast moment in de maand.
Elke maand haalt de workflow het gebruik en de licenties op uit Microsoft 365, vergelijkt ze met je prijslijst en maakt een overzicht met een voorstel. IT geeft akkoord. Accounts op de lijst met uitzonderingen worden overgeslagen.
De stappen als tekst
- Elke maand
- Gebruik ophalen
- Licenties en accounts ophalen
- Vergelijken met je prijslijst
- Overzicht en voorstel
- Akkoord van IT
Uitzondering bij Vergelijken met je prijslijst: Op de lijst met uitzonderingen → Overslaan
Schedule Trigger
Start elke maand op een vast moment.
HTTP Request (Microsoft Graph)
Haalt per gebruiker de laatste activiteit per dienst op, zoals Exchange, OneDrive, SharePoint en Teams, uit de gebruiksrapporten van de afgelopen 90 dagen.
HTTP Request (Microsoft Graph)
Haalt per gebruiker de toegewezen licenties op, en of het account is geblokkeerd.
Microsoft Excel of Google Sheets
Leest je prijslijst per licentie en een lijst met uitzonderingen, zoals serviceaccounts en mensen met lang verlof.
Code
Zoekt geblokkeerde accounts met een licentie, gebruikers zonder activiteit in de gekozen periode, gedeelde mailboxen met een licentie en dubbele licenties.
Microsoft Excel of Google Sheets
Zet het overzicht per gebruiker in een vaste tabel, met de kosten per maand.
Microsoft Teams
Stuurt IT een samenvatting met de mogelijke besparing en een link naar het overzicht.
Microsoft Teams (wachten op akkoord)
Optioneel. Na akkoord van IT haalt de workflow de gebruiker uit de licentiegroep. Zonder akkoord gebeurt er niets.
Wat heb je nodig?
- Een app-registratie in Entra ID met leesrechten op gebruiksrapporten en gebruikers (Reports.Read.All en User.Read.All).
- De instelling die namen in rapporten verbergt, uitgezet in het Microsoft 365-beheercentrum. Anders zie je geen namen in het overzicht.
- Wil je ook de laatste aanmelding per gebruiker zien, dan heb je Microsoft Entra ID P1 of P2 nodig en het recht AuditLog.Read.All.
- Een prijslijst van je licenties en een lijst met uitzonderingen.
Uitzonderingen en foutafhandeling
| Situatie | Wat de workflow doet |
|---|---|
| Namen zijn verborgen in de rapporten | De workflow meldt het, zodat een beheerder de instelling in het beheercentrum aanpast. |
| Medewerker met lang verlof of ouderschapsverlof | Staat op de uitzonderingenlijst en blijft buiten het voorstel. |
| Serviceaccounts en vergaderruimtes | Staan op de uitzonderingenlijst. |
| Gedeelde mailbox met een licentie | Gemarkeerd ter controle. Een gedeelde mailbox heeft tot 50 GB geen licentie nodig, tenzij je bijvoorbeeld archivering of litigation hold gebruikt. |
| Geblokkeerd account waarvan de mailbox bewaard moet blijven | Gemarkeerd. Zet de mailbox eerst om naar een gedeelde mailbox. Zonder licentie bewaart Microsoft hem maar 30 dagen. |
| Microsoft Graph reageert niet of begrenst het aantal verzoeken | De workflow wacht, probeert het opnieuw en meldt het als het blijft mislukken. |
Wat levert het op?
- Elke maand zicht op licenties die geld kosten zonder dat ze worden gebruikt.
- Geblokkeerde accounts met een licentie vallen direct op.
- IT beslist op basis van een overzicht, in plaats van rapporten door te spitten.
- Geen verrassingen bij de verlenging van je contract.
Rekenvoorbeeld: vindt de workflow 20 licenties die niet worden gebruikt, van bijvoorbeeld € 20 per maand, dan gaat het om € 4.800 per jaar. Reken het na met je eigen licenties en prijzen.
Bereken wat automatisering oplevertDeze workflow voor jouw organisatie
Dit is een voorbeeld van wat we in n8n bouwen. We stemmen de stappen af op jouw systemen, regels en controles, en leveren de workflow op met foutafhandeling en documentatie.
Veelgestelde vragen
Haalt de workflow licenties zelf weg?
Niet zonder akkoord. Standaard levert hij een overzicht en een voorstel. Als je wilt, geeft IT per gebruiker akkoord, waarna de workflow de gebruiker uit de licentiegroep haalt.
Waarom staan er geen namen in het rapport?
Microsoft verbergt namen in de gebruiksrapporten standaard, ook via Microsoft Graph. Een beheerder kan dat uitzetten in het Microsoft 365-beheercentrum, bij de instellingen voor rapporten.
Bespaar je direct als je licenties opzegt?
Niet altijd. Bij een jaarcontract kun je het aantal licenties meestal pas bij de verlenging verlagen. Het overzicht helpt dan om op tijd te beslissen. Vrijgekomen licenties kun je wel direct aan nieuwe medewerkers geven.
Werkt dit ook voor andere software?
Ja, als die software via een API laat zien wie er actief is, zoals HubSpot of Salesforce. Dan komen die licenties in hetzelfde overzicht.
Bronnen
- Microsoft Learn: gebruiksrapporten in Microsoft Graph en het verbergen van namen (learn.microsoft.com, oktober 2026)
- Microsoft Learn: inactieve gebruikers en de licentie voor aanmeldgegevens (learn.microsoft.com, oktober 2026)
- Microsoft Learn: licenties voor gedeelde mailboxen (learn.microsoft.com, oktober 2026)
Hoeveel betalen jullie voor licenties die niemand gebruikt?
We kijken met je naar je licenties en laten zien hoe het overzicht er voor jullie uitziet.